Abwesenheitsnotiz / Mail in Outlook einrichten und erstellen

E-Mails sind im Büroalltag nicht mehr wegzudenken. Da hiermit auch wichtige Informationen weitergeleitet werden, sollen Mail-Versender informiert werden, wenn der Empfänger die Mails wegen Urlaub oder Krankheit nicht bearbeiten kann.

Wenn Mails wegen eines Urlaubs nicht kurzfristig beantwortet werden können, ist es sinnvoll eine Abwesenheitsnachricht im Outlook zu erstellen. Diese informiert den Absender der Mail je nach Wunsch über den Grund der Abwesenheit sowie deren Dauer.

Eine Abwesenheitsnachricht in Outlook ist schnell erstellt. Über den Button „Extras“ der Menüleiste gelangt man schnell auf den Punkt „Abwesenheits-Assistent“. Hier kann dann der Befehl „Ich bin zur Zeit nicht im Büro“ angeklickt werden. Anschließend ist es dann noch möglich, einen speziellen Abwesenheits-Text einzugeben. Dieser kann den Empfänger zum Beispiel informieren, wann die betreffende Person wieder im Büro ist oder wer der alternative Ansprechpartner ist.

Auch ist es möglich zu selektieren, wer diese Abwesenheits-Mail erhält. Soll sie beispielsweise an alle Mail-Sender verschickt werden oder ist dies nur an eine bestimmte Gruppe notwendig? Zu beachten ist allerdings, dass der Mail-Sender nur bei seiner ersten Mail diese Nachricht erhält. Weitere Mails werden nicht mehr beantwortet. Beim ersten Öffnen nach der Abwesenheit fragt Outlook dann automatisch, ob der Abwesenheits-Assistent wieder ausgeschaltet werden soll.

Sofern der Abwesenheits-Assistent nicht aktiviert ist, was beispielsweise dann der Fall ist, wenn ein Exchange-Server läuft, kann eine Abwesenheitsnachricht dennoch erstellt werden, und zwar über den Regelassistenten. Dieser ist ebenfalls unter dem Menüpunkt Extras zu finden. Hier kann dann die Regel erstellt werden, dass jeder Mailsender eine entsprechende Abwesenheitsnachricht erhält. Um diese versenden zu können ist es allerdings notwendig, dass der PC während der Zeit des Urlaubs eingeschaltet bleibt.